Tidak seperti acara pameran acara offline, pameran acara virtual atau online ketika mencari sponsor acara tidaklah mudah. Dalam hal pengeluaran biaya, untuk acara virtual pun tidak jauh beda dengan acara offline. Maka dari itu, untuk para event organizer biasanya mencari sponsor acara untuk kegiatan event virtual. Sponsor acara untuk kegiatan event virtual bisa datang darimana saja, seperti individu, organisasi, atau pun perusahaan. Perusahaan memiliki tujuan sendiri untuk menjadi sponsor acara di acara virtual, diantaranya adalah untuk mempromosikan produk atau jasa mereka ke target yang sesuai dengan acara dari event virtual tersebut.
Dukungan yang diberikan sebagai sponsor acara tidak selalu berupa uang. Ada juga yang dibantu dengan memberikan produk atau barang yang akan menambah nilai dari suatu acara. Dengan adanya jenis sponsor acara yang berbeda, berikut tahapan dan cara untuk memilih sponsor yang tepat untuk event virtual kamu.
1. Memilih sponsor yang sesuai dengan target pengunjung
Agar perusahaan yang akan memberikan sponsor tertarik memberikan dukungannya, maka yang harus dipastikan adalah untuk menentukan target pengunjung yang sesuai dengan event virtual dan kepentingan perusahaan. Semakin acaranya sesuai dengan perusahaan, ada kemungkinan untuk perusahaan untuk memberikan sponsor kepada event virtual yang akan diselenggarakan.
2. Membuat golongan untuk jenis sponsor
Nah, disini kita bisa membuat golongan jenis untuk sponsor di dalam proposal yang nantinya akan diajukan. Masukan golongan sponsor, seperti sponsor utama, sponsor pendukung, dan sebagainya. Di dalamnya, tetapkan untuk besaran dalam memberikan sponsor dan benefit apa yang didapatkan jika memilih paket sponsor tersebut.
3. Tentukan deadline untuk pemberi sponsor
Tidak lupa untuk memberikan deadline agar pembuat acara dan pemberi sponsor bisa memberikan kepastian apakah bisa mengikuti sponsor acara tersebut. Biasanya, rentang waktu yang dibutuhkan adalah 3-6 bulan sebelum event virtual terselenggara. Disini juga bisa menjadi acuan dari pembuat acara untuk menentukan dan mencari alternatif sponsor lainnya.
4. Menentukan cara untuk mendekati sponsor
Selanjutnya adalah mengatur strategi bagaimana perusahaan tertarik dan akhirnya bisa bernegosiasi untuk menjadi sponsor acara. Awalnya adalah mencari contact person yang berkaitan dengan bidang promosi di perusahaan dan mencoba untuk menghubunginya baik via telepon, e-mail, sosial media, maupun melalui sambungan telepon. Di sini bisa dimanfaatkan untuk menjelaskan proposal sponsor acara agar lebih jelas kepada calon sponsor.
Nah, keempat poin ini bisa menjadi acuan untuk kamu yang sedang mencari sponsor acara untuk event virtual kamu.